Adjointe ou adjoint administratif

Résumé du poste

The administrative assistant will provide support, coordination, and organization for professional inspection visits. Responsibilities include managing agendas, preparing documentation, and maintaining databases to ensure the smooth operation of inspection activities.

Détails du poste

Poste temporaire à temps plein, mandat d’une durée approximative de 12 mois (remplacement de congé de maternité) Vous êtes une personne rigoureuse, autonome et vous vous démarquez par votre capacité à établir des priorités ? Vous souhaitez contribuer à la mission du Collège des médecins du Québec de protection du public ? Nous voulons vous rencontrer ! NOS AVANTAGES * Salaire compétitif, basé sur votre expérience (entre 63 000 $ et 70 000 $) * Horaire flexible sur 4 jours ½ * Modèle hybride d'organisation du travail * Banque de congés de maladie, mobiles et pour obligations familiales * Huit congés payés consécutifs durant la période des Fêtes * Régime d’assurances collectives (prime payée à 100% par l’employeur) incluant les protections médicale, dentaire et voyage * Compte santé et mieux-être MANDAT DE LA DIRECTION En appui au comité d’inspection professionnelle, la Direction de l’inspection professionnelle (DIP) assure l’application du Règlement sur l’inspection professionnelle du Collège des médecins du Québec (ci-après « Collège »). Elle a le mandat de surveiller la qualité de l’exercice de tous les médecins actifs, afin de contribuer à l’amélioration de la santé des Québécois. Elle évalue la qualité de l’exercice des médecins exerçant en cabinet et dans les établissements, en effectuant diverses interventions, en fonction des besoins, et des problématiques ciblés. VOTRE MANDAT Relevant de la cheffe de l’administration, vous assurerez le soutien administratif, la coordination, l’organisation et le suivi des activités liées aux visites d’inspection. VOS PRINCIPAUX DÉFIS * Assurer la coordination administrative des activités liées aux visites d’inspection professionnelle, en veillant à l’ouverture et à la préparation des dossiers, au respect des échéanciers et au suivi des différentes étapes du processus. * Coordonner les aspects logistiques des activités d’inspection, incluant notamment l’organisation des rencontres, les déplacements et le traitement des demandes d’honoraires. * Soutenir les inspecteurs dans l’organisation de leurs activités, notamment par la gestion des agendas et des communications (courriels, appels téléphoniques et correspondance). * Préparer, réviser, transcrire et mettre en forme divers documents. * Rédiger et produire les comptes rendus de visite à partir de dictées ou de brouillons. * Assurer la tenue à jour des dossiers, bases de données, tableaux de suivi et autres outils administratifs nécessaires au bon déroulement des inspections. * Répondre aux demandes d’information courantes et assurer les suivis appropriés auprès des différents intervenants. * Effectuer toute autre tâche nécessitée par ses fonctions. VOTRE PROFIL Expérience et connaissances * Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente * Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinentes * Très bonne connaissance de l’environnement Microsoft 365 (entre autres SharePoint) * Bonne connaissance du réseau de la santé (atout) * Connaissance de Copilote (atout) Compétences et aptitudes * Excellentes habiletés de rédaction et de communication * Grand sens de l’organisation * Rigueur, professionnalisme et discrétion * Autonomie, attitude proactive et capacité à établir des priorités * Habiletés dans les relations interpersonnelles et esprit d’équipe CES VALEURS VOUS GUIDENT AU QUOTIDIEN * Vous favorisez la collaboration en misant sur le travail d’équipe, la transparence, la flexibilité et l’ouverture aux autres. * Vous faites preuve de respect, d’inclusion, de considération et de civilité à l’égard des autres. * Vous adoptez une conduite empreinte d’intégrité, en faisant preuve d’indépendance et d’objectivité, et en priorisant toujours l’intérêt supérieur de votre organisation. * Vous faites preuve de rigueur, en déployant toutes les compétences nécessaires, et en vous appuyant sur des méthodes de travail objectives et exhaustives. * Vous démontrez l’engagement nécessaire en vous investissant et en contribuant activement à la réalisation de votre mandat. * Club social, pour fraterniser avec vos collègues lors d’activités ayant lieu dans un cadre autre que celui du travail JOIGNEZ-VOUS À NOUS Ce défi vous interpelle et vous souhaitez vous joindre à notre équipe ? Faites parvenir votre candidature au plus tard le 18 octobre 2026 (23 h 59). Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. Tests requis : Français, psychométrique ---------------------------------------- Le Collège des médecins du Québec s’engage à bâtir un environnement de travail diversifié, équitable et inclusif, et invite toutes personnes qui souhaiteraient contribuer à une meilleure diversification du personnel à présenter leur candidature, y compris, sans s’y limiter, les membres de communautés racisées, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les personnes de différentes orientations sexuelles ou identités de genre. Nous avons à cœur de respecter la confidentialité de vos renseignements personnels. Les renseignements que vous fournissez sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont strictement confidentiels.

Ce que vous ferez

The administrative assistant will provide support, coordination, and organization for professional inspection visits. Responsibilities include managing agendas, preparing documentation, and maintaining databases to ensure the smooth operation of inspection activities.

Exigences

Candidates must hold a college diploma in office technology or an equivalent discipline with at least four years of relevant experience. Proficiency in Microsoft 365 and strong organizational and communication skills are required.

Avantages

• Competitive salary
• Flexible schedule
• Hybrid work model
• Sick leave bank
• Mobile leave bank
• Family leave bank
• Paid holidays during the holiday season
• Group insurance plan
• Medical insurance
• Dental insurance
• Travel insurance
• Health and wellness account
• Social club

Compétences indiquées

• Travail d’équipe · Souhaitée
• document preparation · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée
• SharePoint · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Saisie de données · Souhaitée
• coordination · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Coordination
• Logistics management
• Agenda management
• Document preparation
• Transcription
• Data entry
• Microsoft 365
• SharePoint
• Communication
• Organization
• Professionalism
• Discretion
• Autonomy
• Teamwork
• Proactivity
• Administrative Support
• Management
• Regulatory Compliance
• Data Entry
• Data Management
• Document Preparations
• Logistics Management
• Microsoft SharePoint
• Coordinating
• Transcribing

Domaines d’emploi

• Administrative
• Healthcare
• Government & Public Sector
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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