Spécialiste en procédés administratifs

Spécialiste en procédés administratifs Mandat temporaire, 1 an, renouvelable Innovitech recherche un.e spécialiste en procédés administratifs pour son client MEDTEQ, le consortium canadien de recherche industrielle et d’innovation en technologie de la santé. Propulsé par la collaboration, MEDTEQ+ accompagne les entreprises en technologies de la santé vers la commercialisation de leurs innovations, accélère la croissance économique et contribue à améliorer la santé de la population. Par son expertise unique, la force de son réseau et son offre de services distinctive MEDTEQ+ est une référence canadienne de calibre mondial dans le domaine des technologies de la santé. SOMMAIRE DU POSTE La personne occupant le poste de spécialiste en procédés administratifs assure un soutien administratif aux activités des programmes. Il (elle) assure le bon déroulement des appels à projets et du suivi administratif des projets et soutient les chargés d’intégration de l’innovation dans la réalisation de leurs activités. La personne choisie accomplit un ensemble de travaux de suivi administratif de projets complexes tels que la préparation de lettres d’octroi, la préparation et le suivi de rapports, la gestion de données, etc. Elle peut prendre en charge la gestion du courrier électronique, rédiger des correspondances et tenir à jour le classement des dossiers. Elle peut assumer de façon autonome des responsabilités de coordination, d’organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique. Elle est en support à l’organisation de certaines réunions, et des entrées sortie des participants. La personne sera également appelée à produire divers rapports pour le gouvernement fédéral. VOUS AUREZ L’OPPORTUNITÉ DE : Suivi des dossiers de la Directrice adjointe, Initiatives stratégiques : Assurer un soutien administratif et gérer les activités courantes des programmes. Préparer les documents nécessaires pour les appels à projets et leur financement. Rédiger des lettres, comptes-rendus et divers documents. Planifier et coordonner les rencontres avec les partenaires des programmes. Répondre aux questions des clients externes Travailler en équipe avec les chargés d’intégration de l’innovation. Détecter et résoudre les enjeux administratifs des projets et coordonner les suivis Valider les données financières et assurer la conformité des documents. Produire des rapports et soutenir la production des redditions de compte annuelles. Gérer la correspondance des boites courriels génériques, demandes de signatures Planification des rencontres et des comités d’évaluation Agir à titre d’interface avec les instances gouvernementales, les entreprises, les établissements de santé et autres partenaires de MEDTEQ+. COMPÉTENCES REQUISES EXPÉRIENCE ET FORMATION Formation en techniques de bureautique avec 2 ans d’expérience Ou une attestation d’étude collégiale (AEC) en bureautique avec 5 ans d’expérience Baccalauréat en science de l’administration (Atout) EXIGENCES ET HABILETÉS REQUISES Capacité à mener plusieurs dossiers en parallèle ; Grande capacité à travailler en équipe et avec de multiples collaborateurs et partenaires ; Rigueur et efficacité dans les tâches ; Capacité d'établir les priorités ; Fait preuve de jugement ; Autonomie et capacité d’adaptation ; Maîtrise des logiciels de la suite Office (Outlook, Teams, Excel, Word); Excellente maîtrise de la langue française et anglaise à l’oral et à l’écrit ; Facilité dans la communication interpersonnelle en langue française et anglaise (un atout) ; Capacité de rédaction démontrée. Expérience avec des bases de données et/ou CRM (un atout) Tests de compétences à compléter : Excel et test de français écrit Date d’entrée en fonction : immédiate CONDITIONS DE TRAVAIL Les vendredis d’été sont des demi-journées travaillées du 1er vendredi du mois de juin au dernier vendredi de septembre. 3 semaines de vacances et ce dès l’entrée en poste Congé payé entre Noël et le lendemain du Jour de l’an Banque de 10 jours maladie/journées personnelles Programme d’assurances collectives et ce dès l’entrée en fonction Fond de santé de 500$ pour le sport ou compléter son équipement de télétravail Rabais de transport collectif, carte opus de 50% Programme d’aide aux employés incluant la télémédecine REER collectif et RPDB 2% Plusieurs comités (social, santé et mieux-être, comité durable) pour créer un environnement de travail correspondant aux valeurs de l’entreprise et de ses employés Horaires de travail flexibles Pratique de télétravail : 2 jours en présentiel Nos bureaux sont situés à proximité de la station de Métro Square-Victoria–OACI. Si ce poste vous intéresse, veuillez transmettre votre curriculum vitae à : [email protected] Seules les candidatures retenues seront contactées. À PROPOS D’INNOVITECH Innovitech - Innovation, Vision, Technologie - a été fondé en 1989 dans le but de réunir ces trois forces vives en une seule organisation capable de faire tomber les silos entre les institutions, les entreprises, le savoir et les talents. Depuis, Innovitech est le pionnier de la culture de l’entrepreneuriat, de la R et D collaborative et du développement régional par l’innovation au Québec. Nous avons provoqué, facilité et assisté la création de plusieurs regroupements, écosystèmes et initiatives majeures en aérospatiale, technologies médicales, sciences de la vie, technologies vertes et en développement territorial, en réunissant les entreprises, les institutions, les investisseurs et les entrepreneurs autour d’opportunités d’affaires.

The specialist provides administrative support for program activities, including managing project documentation, reports, and correspondence. They also coordinate meetings, validate financial data, and act as a liaison between the organization and various external partners.

Candidates must have a background in office administration with at least 2 to 5 years of experience depending on their education level. Proficiency in Microsoft Office, strong bilingual communication skills, and the ability to manage multiple complex projects are essential.

• Health insurance • Paid vacation • Paid holidays • Sick leave • Personal days • Sports allowance • Public transport subsidy • Employee assistance program • Telemedicine • Collective RRSP • Flexible hours

• Sens de l’organisationSouhaitée
• Microsoft ExcelSouhaitée
• CommunicationSouhaitée
• Microsoft OfficeSouhaitée
• Microsoft WordSouhaitée
• Gestion de projetSouhaitée
• Microsoft OutlookSouhaitée

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Project management
• Data management
• Report writing
• Communication
• Microsoft Office
• Outlook
• Teams
• Excel
• Word
• Bilingualism
• Organization
• Coordination
• CRM
• Financial data validation

• Administrative
• Healthcare
• Consulting
• Government & Public Sector

Formation minimale

Diplôme collégial

Expérience minimale

2+ ans

Postuler avant le

6 sept. 2026

Langue de l’offre

français

Heures de travail

40 heures par semaine

Présence au bureau

2 jours par semaine

Niveau d’expérience

Associate

Mode de candidature

La candidature directe est offerte