Secrétaire

4 décembre 2019
Industries Commerce de détail
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Secrétaire, Administratif, Clérical
Pointe-aux-Trembles, QC

Titre du poste: Secrétaire 
Numéro de la demande: 1479 
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Qc - Gestion de projets (80069106) 
Département: Ingénierie et construction
Lieu de travail: METRO - BOUL INDUSTRIEL P.A.T. (#M-PAT)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Temporaire

** CONTRAT DE 12 MOIS **

SOMMAIRE :

Relevant du Directeur, gestion des projets, assiste son supérieur dans ses fonctions administratives et seconde l'équipe du secteur de la réalisation de projets (gestionnaires et chargés de projets) à travers divers mandats et tâches qui lui sont confiés.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

  •  Faire la révision et la mise en page des documents d'appels d'offres de construction en collaboration avec les professionnels et les chargés de projets de toutes les bannières.
  •  Coordonner le dépôt des documents d'appels d'offres sur le site de soumission électronique Merx et assurer le suivi avec les entrepreneurs généraux, les professionnels et les chargés de projets durant tout le processus d'appel d'offres.
  •  Effectuer le suivi des différents documents de projets pour classement papier et électronique en collaboration avec le commis aux projets (dérogation, contrat, comparatif, permis de la ville, procuration, création d'adresse avec Poste Canada,  etc.).
  •  Effectuer la rédaction, correction ainsi que la traduction de divers documents en collaboration avec le directeur et les professionnels au besoin (lettre, cahier des charges, contrat, tableau de suivi, base de données, communication interne, formulaire, etc.).
  •  Effectuer différents rapports d'analyse de données de projets et d'appels d'offres pour la haute direction.
  •  Suivre les dossiers de qualifications des entrepreneurs et des consultants professionnels et faire mise à jour des listes.
  •  Faire le lien administratif pour les exercices de synergie et collaboration avec les divers secteurs de l'Immobilier et Ingénierie du Québec et celui de l'Ontario.
  •  Participer aux réunions du secteur projets, préparer les ordres du jour et en rédiger les comptes rendus.
  •  Effectuer les réservations de voyages, salles de conférence, préparer les documents requis et équipements nécessaires aux réunions et convoquer les participants.
  •  Coordination de l'outil de gestion MS Online en collaboration avec les gestionnaires de construction et les planificateurs principaux de la division Ingénierie et construction du Québec et de l'Ontario.
  •  Effectuer certaines tâches administratives pour assister les gestionnaires et chargés de projets.
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :

  •  D.E.C. en techniques de secrétariat ou l'équivalent.
  •  5 ans d'expérience dans des fonctions similaires (bureau ingénierie ou entrepreneur).
  •  Gestion accrue des priorités et efficience.
  •  Connaissance de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint).
  •  Connaissance de MsOnline, un atout.
  • Bilinguisme essentiel (oral et écrit).
  •  Habileté à traiter avec divers niveaux hiérarchiques.
  •  Souci du détail.
  •  Excellente aptitude de communication et orienté service à la clientèle.

COMPÉTENCES :

  •  Orientation vers un travail/service de qualité.
  •  Apprentissage des aspects techniques.
  •  Gestion du temps.
  •  Débrouillardise.
  • Connaissance du fonctionnement de l'entreprise.
  •  Maitrise de soi.

Metro valorise, respecte et mise sur les différences et les compétences de ses employés provenant de tous les horizons. Nous considérerons toutes les candidatures qualifiées.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitées.

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