Adjoint administratif temporaire au Bureau du syndic

Adjointe administrative temporaire au Bureau du syndic

Vous cherchez un poste de soutien administratif dans une organisation possédant une mission sociétale importante? Vous souhaitez contribuer à la protection du public?

L’Ordre est à la recherche d’un adjoint administratif pour un contrat temporaire de 3 mois qui travaillera au sein de son équipe du Bureau du syndic.

Ce que nous offrons en échange de votre contribution :

• Emploi temporaire à temps plein, contrat de 3 mois avec possibilité de prolongation
• Horaire flexible (35 heures/semaine, du lundi au vendredi)
• Horaire estival
• Conciliation de travail et vie personnelle
• Travail hybride (combinaison de présentiel et télétravail)
• Salaire compétitif entre 24,54 $/heure et 30,68 $/heure (échelle salariale au 1er avril 2023)
• Plusieurs activités sociales réparties dans l’année organisées par notre comité social
• Environnement de travail stimulant

Les responsabilités d’un adjoint administratif à l’Ordre sont de :

• Mettre en page, réviser et transmettre des correspondances et des documents par les moyens appropriés. Peut être appelé à participer à la rédaction de certains contenus et documents émanant d'une direction;
• Traiter, acheminer, classer et faire le suivi de la correspondance et la documentation reçues;
• Saisir les données relatives aux activités du service dans le tableau des statistiques et à la base de données de l'Ordre et effectuer certaines requêtes dans les outils technologiques;
• Répondre aux appels et aux courriels reçus et les traiter selon la procédure établie;
• Assurer l'ensemble de l'organisation logistique et la préparation matérielle des réunions et autres rencontres;
• Transcrire des textes ou enregistrements lorsque requis et peut être amené à traduire certains documents et à effectuer la prise de notes lors de rencontres;
• Classer les différents documents relatifs aux activités du service selon les procédures établies;
• Apporter un soutien administratif aux autres services lorsque requis;
• Participer et collaborer à la mise à jour des processus et des procédures administratives.
• Soutenir l'organisation et la réalisation des activités du service.
• Tenir à jour le calendrier des activités du service et les carnets d'adresses pertinents.
• Tenir à jour les dossiers des membres et effectuer les suivis nécessaires selon les procédures établies.

Les qualifications et compétences recherchées sont de :

• Posséder une formation professionnelle ou collégiale en bureautique et un minimum de 3 années d’expérience dans des fonctions similaires;
• Connaître les règles typographiques et de mise en page;
• Maîtriser la langue française, l’orthographe et les principes de rédaction;
• Avoir un anglais parlé et écrit fonctionnel;
• Avoir une très bonne connaissance des logiciels de la suite Office Microsoft 365;
• Avoir une aisance générale avec les technologies et l’apprentissage de nouveaux logiciels variés;
• Savoir collaborer, organiser, planifier, rédiger et réviser;
• Être orienté vers l’action et avoir le souci de la satisfaction du client;
• Être autonome, rigoureux, coopérateur, flexible;
• Avoir une attitude collaborative et exceller dans le travail et l’esprit d’équipe.

En savoir plus sur le travail hybride offert :

L’Ordre favorise une conciliation de travail et vie personnelle en offrant un mode de travail hybride jumelant une présence au bureau de l’Ordre à Saint-Hyacinthe (3 jours/semaine) et le télétravail à domicile (2 jours/semaine).

Date d’entrée en fonction : dès que possible

Vous vous reconnaissez dans cette offre d’emploi et êtes prêt à relever de nouveaux défis? Envoyez-nous votre C.V. au **@****.**.** dès maintenant!

*Afin de faciliter la lecture du présent texte, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.