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Résumé/Description du poste

Sous la supervision du responsable des données de recherche, la personne apporte son soutien aux activités d'administration des données au sein de l'équipe de gestion des données de l'unité Systèmes de recherche et planification. Le titulaire du poste contribue au bon fonctionnement de l'unité en examinant, en traitant et en assurant la mise à jour des données relatives à l'administration de la recherche au sein du portail électronique d'administration de la recherche (eRAP/InfoEd).

Il ou elle veille à ce que la saisie des données soit exacte, complète et conforme aux directives et normes de codage établies. Il ou elle fait office de personne-ressource pour les procédures de saisie des données et soutient ses collègues en leur fournissant des conseils et en répondant aux demandes relatives au codage des données et à l'utilisation du système.

Le poste comprend l'examen et l'organisation des documents sources, la saisie et la validation des données pour les activités pré et post-subvention, ainsi que la mise en œuvre d'un contrôle qualité continu à l'aide d'outils de reporting tels qu'Excel et Power BI. Le titulaire contribue également aux initiatives d'amélioration continue en identifiant les divergences, en recommandant des améliorations des processus et en favorisant la cohérence des pratiques d'administration des données.

Principales responsabilités

• Collecte et saisie des données. Examine les e-mails, les feuilles de calcul, les listes SharePoint, les listes de contrôle du financement de la recherche et d'autres documents sources afin de lancer et de mener à bien la saisie des données dans le portail électronique d'administration de la recherche (eRAP/InfoEd), en s'assurant que les informations sont complètes et exactes.
• Respect des normes de données. S'assure que toutes les saisies de données respectent les directives établies, les procédures opérationnelles standard, les protocoles et les normes de codage. Apporte des éclaircissements et répond aux demandes du personnel du VPRI concernant les normes de saisie des données.
• Gestion et mise à jour des dossiers**.** Répond aux demandes du personnel du VPRI visant à réviser ou à compléter les dossiers. Vérifie l'exhaustivité et l'exactitude des données lors des mises à jour.
• Contrôle qualité et correction des erreurs**.** Utilise les rapports Excel et Power BI pour examiner le travail de saisie des données personnelles, identifier les divergences et corriger les erreurs afin de maintenir une intégrité élevée des données.
• Gestion des documents**.** Télécharge et organise les pièces justificatives au sein des dossiers eRAP existants, en s'assurant que les fichiers sont correctement classés et alignés sur le contenu des documents.
• Collaboration et liaison**.** Assure la liaison avec le personnel de l'OSR et d'autres parties prenantes pour obtenir, clarifier et fournir des informations relatives aux exigences et aux problèmes liés à la saisie des données.
• Amélioration des processus**.** Identifie les tendances ou les problèmes récurrents dans la saisie des données et recommande des améliorations procédurales pour renforcer la précision et la cohérence du codage. Participe à la mise en œuvre des changements et à la résolution des problèmes connexes.
• Projets spéciaux**.** Participe à des projets spéciaux impliquant la saisie de données pour des demandes de subventions importantes ou complexes, ainsi qu’aux mises à jour liées aux changements dans les normes de codage, les exigences en matière de données ou les dossiers de financement pour les centres de recherche affiliés.
• Assistance aux systèmes et aux utilisateurs**.** Utilise divers logiciels pour effectuer les tâches quotidiennes. Aide ses collègues à résoudre les problèmes ou les erreurs système et fournit des conseils sur l'utilisation des systèmes. Transmet les problèmes techniques aux membres appropriés du support informatique ou système et assure la liaison avec eux si nécessaire.
• Gestion des dossiers et archivage**.** Prépare les dossiers pour l'archivage conformément aux directives de l'université, y compris la numérisation et le téléchargement des documents de subvention dans eRAP.
• Participation à l'équipe. Participe aux réunions d'équipe, en contribuant aux discussions sur les flux de travail, les pratiques de saisie de données et les améliorations de processus.

Autres qualifications

• Capacité avérée à travailler dans un environnement informatisé à l'aide de plateformes logicielles spécialisées, de la suite Microsoft Office, de bases de données et de tableurs : maîtrise de niveau intermédiaire d'Excel (sera testée).
• Capacité à examiner, valider et rapprocher des données à l'aide d'Excel et de Power BI (sera testée).
• Connaissance de Power BI, y compris la capacité à :
• Naviguer dans les tableaux de bord Power BI
• Appliquer des filtres et comparer les résultats avec les données sources
• Utiliser des rapports pour vérifier l'exactitude des données
• Utiliser des méthodes/mécanismes structurés pour réviser le travail
• Capacité avérée à établir des priorités et à respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles dans un environnement à fort volume.
• Sens de l'organisation avéré et capacité à gérer plusieurs tâches tout en garantissant la précision grâce à une attention aux détails.
• Capacité avérée à transmettre et à recevoir des informations de manière claire, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Orientation client et sens du service, avec la capacité d'écouter, de comprendre les besoins et d'aider les collègues à résoudre les problèmes.
• Maîtrise de l'anglais (oral et écrit). La maîtrise du français est un atout.

Formation et expérience minimales requises :

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Research Data Officer

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2027-06-30

Date limite pour postuler :

2026-05-31

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca***.***